Actuellement, le monde du business se livre à une rude concurrence qu’il
faut perpétuellement trouver de nouvelles stratégies pour réussir.
Certains ont recours à la nouvelle technologie alors que d’autres
préfèrent se concentrer sur l’organisation interne. D’un autre côté, les
heures de travail deviennent de plus en plus importantes. Tout le monde
comprend que l’état de santé lié à la fatigue est devenu préoccupant au
sein d’une entreprise. Une solution pour être productif sans avoir de
stress est alors plus que la bienvenue. Déléguer ses tâches
administratives à un assistant personnel présente pourtant de nombreux
avantages qui peuvent transformer votre quotidien professionnel.
Gain de temps dans sa tâche quotidienne
Principalement, cela vous permet de libérer un temps précieux que vous
pouvez consacrer à des activités stratégiques et créatives. Ce sont des
moments importants pour le développement de votre entreprise. En
confiant des tâches répétitives ou administratives à d’autres, une
personne peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée,
améliorant ainsi sa productivité. Par ailleurs, déléguer certaines
tâches vous permet de vous occuper plus de votre famille. C’est plus
qu’avantageux dans cette ère où le travail accapare tout votre temps,
même le week-end pour certains cas.
Réduction du stress
Déléguer vos tâches administratives permet alors de mieux équilibrer vie
professionnelle et vie personnelle. En allégeant votre charge mentale,
vous retrouvez du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment
pour vous. En confiant des tâches répétitives et chronophages à un
assistant personnel, vous réduisez le stress lié à la gestion
quotidienne. Vous améliorez ainsi votre productivité. Vous réduisez
aussi votre charge de travail, ce qui favorise un meilleur bien-être
mental.
Fiabilité d’un assistant administratif
De plus, un assistant personnel peut apporter une expertise précieuse
dans l’organisation et la gestion des priorités. Grâce à leurs
compétences spécifiques, ils sont en mesure d’optimiser vos processus
administratifs, ce qui se traduit par une efficacité accrue.
L’assistance peut être adaptée selon vos besoins spécifiques, que ce
soit pour quelques heures par semaine ou sur une base plus régulière. Le
professionnalisme d’un assistant dans les tâches administratives se
manifeste à travers plusieurs compétences et qualités essentielles.
Organisation
Un assistant doit être capable de gérer son temps et les priorités
efficacement. Il doit maintenir des agendas, des dossiers et des
systèmes de classement bien organisés.
Communication
Une communication claire et concise, tant à l’oral qu’à l’écrit, est
cruciale. Cela inclut la rédaction d’e-mails, la prise de notes durant
des réunions et l’interaction avec diverses parties prenantes.
Discrétion
Travailler avec des informations sensibles exige un haut niveau de
confidentialité et de discrétion. Lorsqu’il s’agit d’administration
d’entreprise, le close de confidentialité est de rigueur. Une entreprise
est toujours susceptible d’avoir affaire à un espionnage industriel. La
direction souhaite par exemple garder certaines informations par rapport
à ses employés.
Compétences techniques
Maîtriser les outils informatiques (comme les logiciels de traitement de
texte, des tableurs et des systèmes de gestion de projet) est
indispensable pour exécuter des tâches administratives efficacement.
Proactivité
Un bon assistant anticipe les besoins de son équipe ou de son supérieur
et n’hésite pas à prendre des initiatives pour améliorer l’efficacité.
Résolution de problèmes
Être capable de trouver des solutions rapidement face à des imprévus ou
des difficultés est une compétence clé.
Flexibilité
Les tâches administratives peuvent varier d’un jour à l’autre, donc
avoir la capacité de s’adapter à différents rôles et attentes est
important.
Relationnel
Établir de bonnes relations avec les collègues, les clients et les
partenaires est essentiel pour le succès de l’assistant dans son rôle.
Comment choisir un assistant pour ses tâches administratives ?
Choisir un assistant pour déléguer des tâches administratives est une
décision importante et plusieurs critères peuvent vous aider à faire le
bon choix. Voici quelques étapes à suivre.
Identifier et classer vos besoins
Identifier les tâches administratives à déléguer est une étape cruciale
pour améliorer l’efficacité et le temps de travail. Voici quelques
étapes à suivre pour discerner ces tâches.
Commencez par faire un inventaire de toutes les tâches administratives
que vous gérez. Incluez les tâches quotidiennes, hebdomadaires et
mensuelles.
Ensuite, pour chaque tâche, évaluez son importance et son urgence.
Utilisez une matrice comme important, urgent, important, mais non
urgent, non important pour classer les tâches.
Charger une autre personne de faire les tâches de routine
Les tâches qui sont moins stratégiques, récurrentes, ou qui ne
requièrent pas votre expertise peuvent souvent être déléguées. Pensez
aux tâches administratives de routine, à la gestion des emails, à la
planification des réunions, etc.
Réfléchissez à l’utilisation de votre temps et aux compétences que vous
apportez. Si une tâche nécessite des compétences spécifiques que
d’autres possèdent, cela peut être une bonne candidate à déléguer.
Une bonne communication
Une fois que vous avez identifié les tâches à déléguer, assurez-vous de
bien communiquer vos attentes et de transmettre les informations
nécessaires à la personne à qui vous déléguez.
Après avoir délégué, évaluez comment cela fonctionne. Ajustez si
nécessaire et soyez ouvert à des retours d’expérience.
Définir le profil idéal
En fonction des tâches, définissez les compétences et qualifications
nécessaires. Cela peut inclure des compétences en communication, la
maîtrise de certains outils logiciels ou des connaissances spécifiques à
votre domaine.
Considérer les options
Vous pouvez choisir entre un assistant à temps plein, à temps partiel ou
un assistant virtuel. Chaque option a ses avantages et ses
inconvénients.
Évaluer l’expérience et les références
Vérifiez le parcours professionnel des candidats, leurs références et
leurs avis antérieurs. Cela vous donnera une idée de leur fiabilité et
de leur compétence.
Organiser des entretiens
Rencontrez les candidats potentiels pour discuter de vos attentes, de
leur expérience et pour évaluer leur compatibilité avec votre style de
travail.
Tester les compétences
Si possible, proposez un exercice ou une tâche que vous pourrez leur
confier pour voir comment ils réagissent et gèrent le travail.
Établir un contrat clair
Une fois que vous avez trouvé le bon assistant, établissez un contrat
qui précise les tâches, heures de travail, rémunération et attentes.
Communiquer régulièrement
Assurez-vous de maintenir une bonne communication pour que l’assistant
puisse poser des questions et recevoir des retours sur son travail.
Suivre ces étapes vous aidera à choisir un assistant qui pourra vous
soulager de vos tâches administratives et vous permettre de vous
concentrer sur des activités plus stratégiques.
